新型コロナウイルス対策としてテレワークが普及したことで、働き方だけでなくコミュニケーションの取り方も大きく変わりました。
離れた場所からそれぞれミーティングに参加する「リモート会議（WEB会議）」 が広まったことで、社内外を問わず、オンラインで繋がることがスタンダードに。
ここまで「オフィスの考え方編」、「デスクレイアウト編」とお伝えしてきましたが、今回はミーティング方法の変化や、これからのオフィスにおけるミーティング・コミュニケーションスペースのレイアウト例、おすすめアイテムをご紹介します。
01.Web会議・リモート会議の普及によるミーティングの変化
テレワークの普及と同時に、社員同士のコミュニケーションや取引先との打ち合わせなど、ミーティングもWEB会議システムを用いた「リモート会議（WEB会議）」が急速に普及しました。在宅勤務中の方はもちろん、オフィスに出社している方も「リモートで会議に参加する機会が増えた」という人は多いと思います。「オンラインで繋がる」ことへの抵抗感が薄れ、広く受け入れられるようになりました。
従来は会議室に集まっていた打ち合わせもオンラインがメインとなることで、オフィスのミーティングスペースにも変化が求められています。
ミーティングスペースづくりのポイント
① オフィス全体が「セミクローズ」に
ミーティングスペースに限らず、オフィス全体の考え方として換気と空調効率を高めるため「セミクローズ」という視点が欠かせません。パーティションで囲んだ簡易的なミーティングスペースなど、物理的には天井が空いたセミクローズな部屋が理想です。
換気と空調効率という点では会議参加人数の制限や、キャスター付きや折り畳み式など動かせる家具を活用したり、運用面でコントロールすることもできます。
② リモート会議用の「通信設備」や「騒音対策」がマストに
在宅勤務中の人とも情報共有がしやすい音響映像設備や、臨場感のある空間演出など通信機能の充実が求められます。社外の人とのオンライン商談、ウェビナー開催の機会も増えているため、オフィス内には「複数人がそれぞれに商談していても、まわりが気にならない空間」も必要です。
個の空間にも「セミクローズに」という一見矛盾した考え方を取り入れる必要があり、空調・換気設備をどう取り入れるかがポイントになるでしょう。
これからの働き方に適した空間レイアウトに悩まれた場合にはぜひお気軽にご相談ください！
02. ミーティング・コミュニケーション・集中作業 / ABWしやすいレイアウト例
「オフィスの考え方編」でお伝えしたように、これからのオフィスにはABW（Activity Based Working：仕事内容に応じて働く場所を選ぶこと）しやすい空間が必要になります。ミーティングやグループワークなどを行う、オフィスの空間レイアウトのポイントは以下が挙げられます。
【各レイアウトのポイント】
①円卓はコミュニケーションが取りやすい形状です。円いテーブルでも、真ん中にグリーンを配することで飛散を防ぎます。
②モニターを用いて、遠隔ミーティング。周囲に布地を用いることで、吸音効果もあります。
③ソファ席でリラックスしながら、ウェビナーやeラーニングの受講などができます。
コミュニケーションの取りやすいレイアウトには飛沫対策をプラス、ミーティングスペースにはセミクローズでありながら集中できる工夫をプラスしています。このように多彩なレイアウトをオフィスに取り入れることで、業務ごとに最適なワークスペースを選択できるようになります。
上記で紹介したようなポイントは抑えつつも、ミーティングのほかにも簡単な打ち合わせ、個々の集中作業など、仕事内容にあわせて利用できる万能なレイアウト10例をご紹介します。
オフィスでのワークスペースのレイアウト例
半円型
四角ではなく半円形のテーブルにすることで方向性をもたず、自由なレイアウトが可能。キャスターがあれば、組換えも簡単です。
集中ブース型
集中作業やWEB会議など、個の環境を優先した個空間。周囲を気にすることなく集中して作業をすることが可能です。
オープンミーティング型
ブレインストーミングなど、リラックスした雰囲気の中でミーティングなどを行えます。
テレフォンブース型
遮音性の高い空間で、周りを気にすることなく通話が可能に。
円形テーブル型
円形なので上座下座がありません。センターにグリーンを設置することにより、癒し効果も。
ソファー型
2人で向かい合わせに使用。背面を気にせず座れるソファー側を使用し一人で使う場合も多いレイアウト。
ブース型（半オープン）
3方囲まれているので、周りの視線を気にすることなくミーティングなどが可能。
上下昇降テーブル型
気分や作業内容に応じて自由に立ったり座ったり、長時間の同じ姿勢の防止。立つと視野・目線が変わりテーブル外の人とも気軽に話しやすくなります。
個ブース型
一人で集中したい時、周りが気にならない半個室スペース。
カウンターデスク型
窓際など眺めの良いところに配置することにより、リフレッシュと集中作業が可能。
03. オフィスのミーティングスペースを演出するアイテム
レイアウトの工夫が難しい場合には、アイテムを導入してみましょう。Garageおすすめのミーティング・コミュニケーションアイテムをご紹介します。
オフィスで使えるパーテンションやパネル
パーティションホワイトボード
「パーテンションホワイトボード」は、ミーティングスペースの飛沫対策におすすめ。置くだけで間仕切りとして使うことができ、キャスター付きタイプは手軽に動かせ、移動もレイアウト変更も自由自在です。
透明パネル
しっかりと飛沫を防止する高さ60cmの「透明パネル」。透明度が高く、まわりの人とコミュニケーションを取る際にも気になりません。工事不要、置くだけの簡単設置です。
オフィスグリーン・フェイクグリーン
ミーティングスペースの一角に大きめのフロアグリーンを置いたり、テーブル上にミニタイプのグリーンを置いたりすることで、さりげなくソーシャルディスタンスを保ち、癒やしの効果も得られます。
フェイクグリーンであれば、水やりなどの世話をする手間なく、簡単にオフィスに取り入れることができます。
WEB会議・リモート会議を快適にするカメラ＆音響設備も
レイアウトやスペースの工夫だけではなく、オンラインミーティングで使用するカメラやマイク・部屋の吸音状態などに配慮することでも、WEB会議をより快適にすることができます。
Acendo Vibe（アセンドバイブ）
110度の広角カメラで一度に幅広い範囲を映すことができるため、”複数人 対 複数人”のミーティングも快適に。高性能集音マイク・スピーカーが、クリアで正確に声を届けます。
吸音パネル
壁に貼るだけで、騒音を減少させる「吸音効果」のあるパネル。高密度のフェルトボードが、室内に反響している騒音や雑音、話し声を吸収して、居心地のいい空間をつくります。カラーを組み合わせることで、オフィスを彩るインテリアとしても楽しめます。
AKG コンデンサーマイク Lyra-Y3
PCとUSB接続するだけ。本格的なレコーディングも可能な優れた音質で、複数人のWEB会議でもクリアに収音します。音声の細かなニュアンスやトーンも伝わりやすく、リモート会議でのコミュニケーションをよりスムーズに。
テレワークの普及によって私たちの働き方が変わったことで、働く場所にも変化が求められています。対面とオンラインが混在する現代のミーティングでは、円滑なコミュニケーションが図れるように、ぜひ今回ご紹介したレイアウト例やGarageおすすめアイテムを参考にしてみてください。
次回はテレワークに伴う書類の必要性「オフィスのペーパーレス化」について更新予定です。どうぞお楽しみに！
