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vol.15 その書類は必要？コロナ禍のオフィスをペーパーレス化するメリット
テレワークが普及し、オフィスのデスクにたくさんある書類が手元になくても業務に支障がなかったことで、実は「紙の書類って不要かも？」と感じた方も多いと思います。
それはオフィスにおいても実は同様で、紙で持っている書類の必要性を見直す良い機会といえるのではないでしょうか。
今回は、ウィズコロナ時代のオフィスで実践したい「ペーパーレス」についてお届け。基本的なペーパーレスの考え方や方法をご紹介します。
01. ペーパーレス化するメリット
手元に必要な書類はもちろんありますが、それはほんの一部です。在宅勤務をきっかけに日々の業務において、大半の書類を使っていなかったことに改めて気付いた方も多いはず。しかし、ビジネスシーンでは紙ベースの業務を採用する企業も多く、「紙の書類や印鑑がなければ承認・申請できない」といったケースもまだまだあるかもしれません。
不要な書類を減らすことは、テレワークをより推進しやすくなり、オフィス内においてもウィズコロナ時代の「オフィスの考え方編」で紹介したような、良質なアウトプットのための「ABW（仕事内容に応じて自分で働く場所を選ぶ）」を促進しやすくなるというメリットにも繋がるため、コロナ禍の今だからこそ実践する価値が高まっています。
この機会に、ぜひオフィスの書類を見直してみましょう。すぐに実践できる、ペーパーレスの方法を考え方からご紹介していきます。
02. ペーパーレスは「整理」「整頓」2つのフェーズで考える
「ペーパーレス」とは紙類をすべて取り除くことではなく、不要な書類等を取り除くことです。「整理」と「整頓」の2つの観点で考えます。
「整理」の考え方
「乱れているモノを秩序正しく」するとともに「モノを少なくし管理しやすく」します。
・レベル0：必要・不要が区別できていない
・レベル1：不要な書類がなくなっている
・レベル2：モノが分類されて整理しやすい状態
レベル0→1に引き上げるには「1年以内に使った・使う予定がある」を考え、必要・不要を判断し、不要なモノを取り除きます。レベル1→2にするには、使用目的や頻度にあわせて区別します。
【ポイント】
①「整理基準」を決める
「書類」「備品等のモノ」「私物」に分け、それぞれ整理基準を設定します。私物は個人差があるため、キャビネット一段など持ち込む総量を基準とすると良いでしょう。
②「廃棄方法の基準」を決める
廃棄するモノの「判断者」「量の把握方法」「方法（リユース・リサイクル・産業廃棄物など）」を決めます。
「整頓」の考え方
「置き場所を明確にして使いやすく」します。スムーズに行うポイントは以下の5つ。
・適正な収納量の決定：限られた収納スペースにあわせて、保管するモノを選択
・動作/動線の考慮：「使いやすい」「取り出しやすい」を意識
・グルーピング：ひとつの作業に必要な複数のモノを「グループ」と考え、まとめて保管
・使用頻度への考慮：使用頻度の高いモノは、取り出しやすい場所に収納
・定位置管理：全ての人が目的の書類を探せるように、モノの置き位置を決定
【ポイント】
①「置き場所」「置き方」を決める
常に使うモノは、デスクの上や引き出しに。あまり使わないモノは、共有スペースなどに置きます。
置き方の基本は「水平・直角・平行」。種類が異なるモノは、重ねて置かないようにします。
②「表示」を決める
どこに何があるのかがわかるように、棚や扉、容器などに品名・サイズを表示します。
03. 4つのステップでペーパーレスを実践
次に、整理の「知る」「分ける」「減らす」、整頓の「しまう」の4つのステップでペーパーレスを実践していきます。
ステップ1：知る
オフィスの隅々までどんなモノが保管・保存されているのかを把握し、必要性を考えます。
ステップ2：分ける
個人、所属（部や課単位）、共有スペースの区分けで「必要」「不要」に分けます。
まずは「使える」「使えない」に分け、「使えない」モノを廃棄置き場へ。次に「使える」モノを「必要」「不要」で分け、「不要」なモノを不用品置き場へ。「必要」なモノを元の場所に戻します。
ステップ3：減らす
「不要」に分類したモノを、整理フェーズで決めたルールに従い廃棄・処分します。
ステップ4：しまう
「必要」に分類したモノを、整頓フェーズで決めたルールに従い、すぐに使用できるよう最適な指定場所に保管・保存します。
04. ペーパーレスを継続するポイント
ペーパーレスを習慣化する方法として、「ワンベスト法則」「PDCAサイクル」をご紹介します。
ワンベスト法則
オフィス全体から個人までの範囲において、モノの置き場所をルール化して管理します。
【9大ルール】
① ワンストック（持つのは1個）
② ワンロケーション（置き場所は1箇所）
③ ワンファイル（書類はみんなで1つ）
④ ワンペーパー（書類はA判サイズ1枚内でまとめる）
⑤ ワンオリジナル（書類は原紙をみんなで使う）
⑥ ワンサイズ（書類の保管はA4サイズのファイルに統一）
⑦ ワンフォーム（標準様式は1種類）
⑧ ワンアクション（一度の動作で作業できる環境）
⑨ ワンシステム（誰かに聞かなくてもよい）
PDCAサイクル
業務改善の手法としてよく耳にする「Plan(計画)・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）」は、ペーパーレス化の継続にも有効です。
定期的に不要なモノが増えていないか振り返ってみてください。
今回は、見直されつつある「ペーパーレス」の考え方と実践方法をご紹介しました。
不要な書類をなくすことは新しい働き方を推進するきっかけとなり、ワーカーにとっては働き方の選択肢が増え、オフィスレイアウトの見直しが実現できれば「多彩なワーク環境で仕事ができ、生産性も高まる」というオフィスの役割も生み出せます。
ニューノーマルなオフィスづくりのための1つの方法として、ぜひ参考にしてみてくださいね。
次回の更新もお楽しみに！
